Il sito porta il nome della tua azienda, presenta i tuoi servizi e viene pagato da te. È quindi naturale considerarlo tuo.

Nella pratica, però, la situazione può essere meno semplice.

Il dominio potrebbe essere registrato attraverso l’account del fornitore. L’hosting potrebbe essere compreso in un servizio del quale non possiedi le credenziali. Potresti entrare in WordPress, ma non avere accesso ai file, ai backup o alla gestione tecnica. Le licenze del tema e dei plugin potrebbero appartenere all’agenzia che ha realizzato il sito.

Finché il rapporto con il fornitore funziona, queste differenze possono sembrare irrilevanti. Diventano importanti quando vuoi cambiare agenzia, trasferire il sito, recuperare un accesso, modificare una configurazione oppure semplicemente capire che cosa hai acquistato.

La domanda corretta, quindi, non è soltanto:

“Il sito è mio?”

Bisogna chiedersi:

“La mia azienda possiede o può recuperare tutto ciò che serve per continuare a utilizzare, gestire e trasferire il sito?”

Un sito web non è un unico oggetto

Quando si parla di proprietà del sito si tende a immaginare un solo bene. In realtà, un progetto web è formato da elementi distinti:

• il nome di dominio;
• il servizio di hosting;
• i file e il database del sito;
• l’installazione WordPress;
• i testi, le immagini e gli altri contenuti;
• il tema grafico;
• i plugin e le relative licenze;
• le caselle di posta elettronica;
• gli account collegati a Google e agli altri servizi;
• gli accessi amministrativi e tecnici.

Questi elementi possono essere gestiti dallo stesso fornitore oppure da soggetti diversi. Per questo motivo, avere una password di WordPress non significa necessariamente avere il controllo dell’intero progetto.

1. A chi è intestato il dominio?

Il dominio è l’indirizzo utilizzato per raggiungere il sito, per esempio:

nomeazienda.it

Il dominio non viene acquistato definitivamente. Viene registrato per un determinato periodo e può essere mantenuto nel tempo attraverso i rinnovi.

Il soggetto indicato come registrante è quello associato alla registrazione. La gestione operativa avviene attraverso un registrar, cioè il provider presso il quale il dominio è stato registrato.

Per un sito aziendale, è opportuno che la registrazione sia riconducibile all’impresa o al professionista che utilizza quel nome.

Il fornitore può occuparsi della gestione tecnica e dei rinnovi, ma dovrebbe essere chiaro:

• chi è il registrante;
• quale account gestisce il dominio;
• quale indirizzo email riceve le comunicazioni;
• chi controlla il rinnovo;
• chi può richiedere il trasferimento;
• chi può modificare i DNS.

Come controllare il dominio

Per prima cosa, individua il registrar presso il quale è registrato.

Puoi utilizzare un servizio pubblico di ricerca dei dati di registrazione. Per ragioni di riservatezza, alcuni dati del registrante potrebbero non essere visibili, ma normalmente è possibile conoscere almeno il registrar, lo stato del dominio e alcune informazioni tecniche.

La verifica non dovrebbe fermarsi alla ricerca pubblica. Controlla anche:

• fatture e ricevute relative al dominio;
• email di registrazione o rinnovo;
• credenziali dell’account del provider;
• indirizzo email utilizzato per il recupero;
• possibilità di ottenere il codice necessario al trasferimento.

La situazione più sicura è quella in cui l’azienda può dimostrare l’intestazione o il diritto di utilizzo del dominio e dispone di un modo concreto per recuperarne la gestione.

2. Chi controlla l’hosting?

L’hosting è lo spazio informatico nel quale vengono conservati il sito, il database e spesso anche le caselle email.

Come il dominio, anche l’hosting è normalmente un servizio periodico. Non si possiede il server: si acquista il diritto di utilizzare determinate risorse secondo le condizioni previste dal contratto.

Il servizio può essere:

• intestato direttamente al cliente;
• acquistato dal cliente e gestito dall’agenzia;
• compreso in un servizio fornito dalla web agency;
• collocato all’interno di un’infrastruttura condivisa con altri siti.

Nessuna di queste soluzioni è necessariamente sbagliata. Ciò che conta è sapere quale sia stata adottata e che cosa accadrebbe in caso di interruzione del rapporto.

Le domande da fare sull’hosting

Dovresti sapere:

• presso quale provider è ospitato il sito;
• chi paga e rinnova il servizio;
• chi possiede l’account principale;
• se puoi ottenere una copia completa del sito;
• chi gestisce i backup;
• per quanto tempo vengono conservati;
• se il sito può essere trasferito su un altro hosting;
• se le caselle email dipendono dallo stesso servizio.

Un sito può essere perfettamente visibile online anche se il cliente non conosce nessuna di queste informazioni. Il problema emerge soltanto quando serve intervenire.

3. Avere accesso a WordPress significa possedere il sito?

No.

L’accesso a WordPress permette di operare all’interno del sistema di gestione dei contenuti. Le possibilità dipendono dal ruolo assegnato all’utente.

Un amministratore può normalmente gestire pagine, utenti, temi, plugin e molte configurazioni del sito. Un editor, invece, può lavorare sui contenuti ma non dispone dello stesso controllo tecnico.

Anche un account amministratore, tuttavia, non garantisce automaticamente l’accesso:

• al dominio;
• all’hosting;
• al pannello del server;
• ai file tramite FTP o SFTP;
• al database;
• ai backup esterni;
• alle caselle email;
• alle impostazioni DNS.

WordPress è una parte del sistema, non l’intero sistema.

Quale accesso dovrebbe avere l’azienda?

È ragionevole che l’azienda disponga di almeno un account amministratore riconducibile a un proprio indirizzo email.

Il tecnico o l’agenzia possono avere un account separato. È una soluzione migliore rispetto alla condivisione di un’unica password, perché permette di distinguere gli utenti, modificare i permessi e revocare un accesso senza bloccare gli altri.

Non è necessario che il cliente utilizzi quotidianamente l’account amministratore. È però opportuno che possa recuperarlo in caso di necessità.

4. Di chi sono testi, immagini e contenuti?

I contenuti meritano un controllo separato.

I testi possono essere:

• forniti direttamente dal cliente;
• scritti dal fornitore come parte dell’incarico;
• acquistati da un professionista esterno;
• generati partendo da materiali già esistenti.

Lo stesso vale per fotografie, video, illustrazioni, icone e altri elementi grafici.

Pagare la realizzazione del sito non significa automaticamente acquisire qualsiasi diritto su ogni materiale utilizzato. Alcuni contenuti possono essere concessi in licenza con limiti precisi. Le fotografie provenienti da banche immagini, per esempio, possono essere utilizzabili soltanto secondo le condizioni della piattaforma dalla quale sono state scaricate.

Il contratto o il preventivo dovrebbe quindi chiarire:

• chi realizza i contenuti;
• quali materiali vengono forniti dal cliente;
• quali diritti vengono trasferiti;
• quali elementi restano soggetti a licenza;
• se il cliente può riutilizzarli altrove;
• chi conserva i file originali.

5. Tema e grafica appartengono al cliente?

Dipende da come è stato realizzato il sito.

Se la grafica è stata progettata appositamente, il contratto dovrebbe indicare quali diritti vengono ceduti e quali componenti sono comprese nella consegna.

Se invece viene utilizzato un tema commerciale, il cliente non acquista il tema in senso assoluto. Utilizza un prodotto software secondo una licenza.

Bisogna quindi sapere:

• quale tema è stato utilizzato;
• chi ha acquistato la licenza;
• se la licenza è intestata al cliente o al fornitore;
• se comprende aggiornamenti e assistenza;
• che cosa accade quando termina il rapporto con l’agenzia;
• se il sito continua a funzionare senza rinnovo.

Un tema può continuare a essere visibile anche dopo la scadenza della licenza, ma potrebbe non ricevere più aggiornamenti o assistenza. Questo può creare problemi di compatibilità e sicurezza nel tempo.

6. E i plugin WordPress?

I plugin aggiungono funzioni al sito: moduli di contatto, strumenti SEO, sistemi di prenotazione, e-commerce, backup, sicurezza, traduzioni e molte altre attività.

Esistono plugin gratuiti e plugin a pagamento. Per quelli a pagamento, la licenza può essere:

• acquistata direttamente dal cliente;
• compresa nel progetto;
• fornita attraverso una licenza dell’agenzia;
• rinnovata annualmente;
• collegata a un account esterno.

Anche in questo caso non esiste una sola modalità corretta. Deve però essere chiaro che cosa è compreso.

Un cliente dovrebbe poter sapere:

• quali plugin a pagamento sono presenti;
• chi possiede le licenze;
• quali licenze devono essere rinnovate;
• quanto costano;
• quali funzioni potrebbero smettere di aggiornarsi;
• se le licenze sono trasferibili;
• se sono comprese nel contratto di manutenzione.

7. Chi controlla gli account Google?

Molti siti sono collegati a servizi come:

• Google Analytics;
• Google Search Console;
• Google Tag Manager;
• Google Business Profile;
• Google Ads;
• YouTube;
• strumenti antispam e mappe.

Questi account contengono dati, configurazioni e cronologie che possono avere un valore rilevante.

L’errore più frequente è creare tutto attraverso l’account personale del tecnico o dell’agenzia, senza aggiungere l’azienda come proprietaria o amministratrice.

Anche quando il fornitore gestisce operativamente gli strumenti, l’impresa dovrebbe avere un proprio accesso con un livello di autorizzazione adeguato.

In questo modo, il cambio di fornitore non comporta la perdita dei dati raccolti negli anni.

8. Che cosa succede alle caselle email?

Le email aziendali sono spesso legate allo stesso dominio del sito:

nome@nomeazienda.it

Prima di trasferire un dominio o cambiare hosting bisogna capire dove siano effettivamente gestite.

Sito ed email possono trovarsi:

• presso lo stesso provider;
• su servizi diversi;
• su Microsoft 365;
• su Google Workspace;
• su un server gestito dal fornitore.

Un trasferimento eseguito senza controllare la posta può interrompere la ricezione delle email o provocare la perdita di messaggi.

Per questo motivo, prima di qualsiasi intervento, bisogna verificare:

• dove sono ospitate le caselle;
• chi possiede l’account amministrativo;
• quanti indirizzi sono attivi;
• come vengono eseguiti i backup;
• quali configurazioni DNS devono essere mantenute;
• se sono presenti inoltri, alias o archivi condivisi.

Il fornitore deve consegnare tutte le password?

Non necessariamente tutte e non in qualsiasi momento.

Un servizio gestito può prevedere che alcune credenziali tecniche restino sotto il controllo del fornitore, soprattutto quando l’infrastruttura è condivisa o comprende strumenti utilizzati per più clienti.

Questo non significa che il cliente debba rimanere bloccato.

Il punto essenziale è che siano definiti:

• i servizi intestati al cliente;
• gli accessi che devono essere consegnati;
• le modalità di esportazione del sito;
• i tempi di consegna;
• gli eventuali costi;
• le licenze non trasferibili;
• le procedure previste alla fine del rapporto.

Un rapporto professionale non si misura dal numero di password consegnate, ma dalla chiarezza con cui vengono garantite continuità, recuperabilità e possibilità di trasferimento.

La checklist per capire se il sito è sotto il tuo controllo

Prova a rispondere a queste domande:

Dominio

• Sai presso quale provider è registrato?
• Sai chi risulta come registrante?
• Puoi accedere all’account o recuperarlo?
• Sai quando scade?
• Sai chi riceve gli avvisi di rinnovo?
• Puoi richiedere il codice di trasferimento?

Hosting

• Sai dove si trova il sito?
• Sai chi rinnova il servizio?
• Puoi ottenere una copia completa dei file e del database?
• Sai se esistono backup funzionanti?
• Sai dove sono ospitate le caselle email?

WordPress

• Possiedi un account amministratore personale?
• L’indirizzo email associato appartiene alla tua azienda?
• Il fornitore utilizza un account separato?
• Sai quali altri amministratori sono presenti?

Contenuti e software

• Sai chi detiene i diritti sui testi e sulle immagini?
• Conosci il tema utilizzato?
• Sai quali plugin richiedono una licenza?
• Sai chi paga i rinnovi?
• Puoi continuare a utilizzare il sito cambiando fornitore?

Account esterni

• Hai accesso a Google Analytics?
• Hai accesso a Google Search Console?
• Sai chi amministra Google Business Profile?
• Gli account pubblicitari appartengono all’azienda?
• Puoi conservare dati e statistiche se cambi agenzia?

Se molte risposte sono negative, non significa necessariamente che qualcuno stia agendo in modo scorretto. Significa però che la struttura del progetto non è sufficientemente chiara e dovrebbe essere verificata.

Quando è il momento di fare un controllo

Una verifica è particolarmente utile quando:

• il sito è stato realizzato molti anni fa;
• non hai mai ricevuto un documento con gli accessi;
• non sai chi rinnova dominio e hosting;
• le fatture riportano descrizioni generiche;
• il precedente referente non è più disponibile;
• vuoi cambiare fornitore;
• devi rifare il sito;
• stai vendendo o riorganizzando l’attività;
• il dominio utilizza l’email personale di un ex collaboratore;
• nessuno sa dove siano conservati i backup.

Il controllo dovrebbe essere eseguito prima che si presenti un’emergenza. Recuperare dominio, email e dati quando un servizio è già scaduto è molto più difficile che sistemare gli accessi mentre tutto funziona.

Il sito è davvero tuo quando puoi garantirne la continuità

Considerare proprio un sito non significa dover gestire personalmente ogni dettaglio tecnico.

Un’azienda può affidare dominio, hosting, manutenzione e sicurezza a un fornitore esterno. È spesso una scelta razionale.

La differenza sta nella chiarezza.

Il sito è realmente sotto il tuo controllo quando sai:

• quali elementi lo compongono;
• chi li gestisce;
• a chi sono intestati;
• quali servizi devono essere rinnovati;
• quali licenze vengono utilizzate;
• come recuperare gli accessi;
• come ottenere una copia del progetto;
• che cosa accadrebbe cambiando fornitore.

Non è una questione di diffidenza. È una normale forma di tutela per un bene digitale che rappresenta l’azienda, raccoglie contatti e sostiene una parte della sua attività.

Hai dubbi sulla proprietà o sulla gestione del tuo sito?

PRO-WEB può verificare dominio, hosting, accessi WordPress, caselle email, licenze e account collegati, anche quando il sito è stato realizzato da un altro fornitore.

L’obiettivo non è rifare automaticamente il sito, ma ricostruire la situazione esistente, individuare ciò che manca e indicare quali elementi devono essere recuperati o messi in sicurezza.

Approfondisci il servizio di gestione domini, posta elettronica e interventi web oppure scopri come funziona la manutenzione dei siti realizzati da altri fornitori.

Domande frequenti

Se ho pagato il sito, il dominio è automaticamente mio?

Non necessariamente. Il pagamento del progetto e l’intestazione del dominio sono due aspetti distinti. Bisogna controllare chi risulta come registrante e chi possiede l’account presso il registrar.

Se posso entrare in WordPress, possiedo tutto il sito?

No. WordPress permette di gestire il sito, ma dominio, hosting, database, backup, email e account esterni possono dipendere da accessi differenti.

Una web agency può registrare il dominio per conto del cliente?

Sì. Il fornitore può occuparsi della registrazione e della gestione tecnica. È però opportuno che intestazione, responsabilità, rinnovi e modalità di trasferimento siano definiti chiaramente.

Posso cambiare agenzia senza rifare il sito?

Spesso sì, purché siano disponibili i file, il database, gli accessi necessari e le licenze compatibili. Prima del trasferimento bisogna verificare anche hosting, email e configurazioni DNS.

Le licenze dei plugin devono essere intestate al cliente?

Non sempre. Possono essere acquistate dal cliente oppure fornite dall’agenzia attraverso un servizio di manutenzione. Il cliente deve però sapere quali licenze dipendono dal fornitore e che cosa accade al termine del rapporto.

Come posso sapere dove è registrato il dominio?

Puoi consultare un servizio pubblico di ricerca dei dati di registrazione oppure controllare fatture, email di rinnovo e documentazione ricevuta dal fornitore. Alcuni dati personali potrebbero essere nascosti per ragioni di riservatezza.